L’accesso al dossier sanitario di una persona è consentito solo a medici ed al personale sanitario con finalità di cura del paziente, e non per esigenze organizzative e amministrative, specie se l’ospedale sia la struttura sanitaria che ha in carico l’interessato ed anche il suo datore di lavoro.

Oggi vi segnalo un interessante provvedimento dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali (n. 616 del 3 settembre 2026) in tema di accesso al dossier sanitario per scopi diversi da quelli di cura.

Il caso

Una signora, dipendente di un’azienda sanitaria pubblica, scopre che una sua collega del reparto amministrativo ha avuto liberamente accesso al suo dossier sanitario per verificare il suo stato di salute e pianificare i turni di lavoro. Il fatto accade durante la pandemia da Covid-19 e l’accesso ha lo scopo di verificare l’eventuale positività al virus della donna in vista della programmazione lavorativa.

La donna presenta reclamo al Garante della Privacy, lamentando la violazione della propria riservatezza.

Vediamo qual è l’esito dell’istruttoria del Garante.

La difesa dell’Azienda Sanitaria

Secondo l’Azienda Sanitaria, la pratica dell’accesso ai dossier sanitari dei dipendenti – che l’Azienda stessa qualifica come “accesso non abusivo”, in quanto “effettuato su mandato della direzione medica” “per lo svolgimento della prestazione lavorativa” – si era resa necessaria per sapere su quali risorse umane poter contare e per garantire la tutela degli operatori e dei pazienti ricoverati, in considerazione dei gravi rischi connessi all’emergenza sanitaria.

L’esigenza di conoscere tempestivamente l’esito dei tamponi era dettata dalla necessità di tutelare la salute dei pazienti ricoverati presso le varie strutture e dello stesso personale aziendale e rappresentava la conditio sine qua non per l’accesso al reparto, e l’unico strumento nella disponibilità dell’Azienda per garantire una rapida verifica era, per l’appunto, il cd. visore referti, cioè il dossier sanitario dei dipendenti. Considerato il periodo emergenziale e le note difficoltà che lo stesso ha comportato nella gestione organizzativa delle aziende sanitarie, secondo l’Azienda, non era all’epoca possibile implementare altre modalità per effettuare le predette verifiche.

Nessuna eccezione per il periodo pandemico

Secondo il Garante della Privacy, la difesa dell’Azienda non coglie nel segno.

Nessuna disposizione adottata nel periodo pandemico ha disposto misure di deroga ai principi sulla protezione dei dati, fondati sul Regolamento Europeo 2016/679, alla specifica disciplina applicabile al dossier sanitario o a quella relativa al trattamento dei dati effettuato nell’ambito del rapporto di lavoro.

Anche in caso di emergenza sanitaria, dunque, l’accesso al dossier sanitario era consentito solo ai medici e al personale che aveva in cura un paziente, e non per esigenze organizzative ed amministrative, specie se l’ospedale era sia il datore di lavoro, sia l’autorità sanitaria che aveva in carico la persona interessata.

Con specifico riferimento al trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico, il Garante evidenzia che il datore di lavoro può trattare dati personali relativi alla salute dei dipendenti solo per le finalità e alle condizioni normativamente previste ovvero su specifica segnalazione del medico competente, unico soggetto legittimato per legge a svolgere compiti di sorveglianza sanitaria.

Pertanto, anche nell’eccezionale situazione emergenziale, in assenza di espresse deroghe normative, non era consentito al datore di lavoro raccogliere e trattare, direttamente dagli interessati o, come nel caso di specie, da altre fonti, dati personali anche relativi allo stato di salute del lavoratore.

Il corretto utilizzo del dossier sanitario

D’altra parte, le finalità amministrative e organizzative del datore di lavoro devono essere perseguite utilizzando strumenti a ciò dedicati, e non tramite il dossier sanitario dei lavoratori dipendenti, il quale nasce per aiutare il professionista ad inquadrare lo stato di salute del paziente nel suo percorso medico.

L’uso del dossier per finalità amministrative costituisce peraltro una modalità inefficiente in quanto il dossier è per sua natura incompleto, avendo l’interessato la possibilità di oscurare i dati sanitari che magari sono indispensabili proprio per la finalità organizzativa perseguita.

Essenziale configurare limiti d’accesso ed alert in caso di violazione

Il titolare del trattamento deve inoltre garantire la protezione dei dati ed evitare trattamenti non autorizzati o illeciti mediante l’adozione di misure tecniche e organizzative adeguate.

Nel caso in commento, in corso d’istruttoria il Garante privacy ha accertato che il dossier della reclamante era stato oggetto non solo di accessi da parte dei colleghi di area amministrativa, ma anche di altri accessi abusivi da parte di professionisti sanitari che non l’avevano in cura.

Entrambi gli illeciti erano stati possibili perché la configurazione del dossier sanitario aziendale non prevedeva specifici limiti all’accesso, né sistemi di alert automatici finalizzati a segnalare eventuali possibili condotte illecite dei dipendenti.

Al riguardo, le “Linee guida in materia di Dossier sanitario” adottate dal Garante il 4 giugno 2015 prevedono che

“il titolare del trattamento deve mettere in opera sistemi per il controllo degli accessi anche al database e per il rilevamento di eventuali anomalie che possano configurare trattamenti illeciti, attraverso l’utilizzo di indicatori di anomalie (c.d. alert) utili per orientare successivi interventi di audit.

Il titolare deve prefigurare, quindi, l’attivazione di specifici alert che individuino comportamenti anomali o a rischio relativi alle operazioni eseguite dagli incaricati del trattamento (ad es., relativi al numero degli accessi eseguiti, alla tipologia o all’ambito temporale degli stessi)” (punto 7, lett. c).

In punto di dossier sanitario, vedi anche il mio precedente post “Dossier sanitario elettronico: i principali errori da evitare”.

La conclusione del caso e le misure adottate dal Garante

Alla luce di quanto precede, e non avendo considerato meritevoli d’accoglimento le giustificazioni offerte dall’Azienda Sanitaria, il Garante della Privacy:

• ha irrogato all’Azienda Sanitaria Universitaria una sanzione di 24mila euro per non aver configurato il dossier sanitario aziendale in modo tale da impedire al personale di visionare lo stato di salute dei colleghi per finalità diverse da quelle di cura;
• ha inoltre ingiunto alla stessa l’adozione di idonee misure per limitare l’accesso al dossier esclusivamente al perseguimento di finalità di cura, e l’introduzione di indicatori di anomalie (c.d. alert) automatici e sistemi di blocco automatico dei pc per inattività che tengano conto delle specifiche esigenze connesse ai differenti ambiti operativi aziendali, nell’intento di ridurre al minimo il tempo di latenza senza compromettere il requisito di efficacia del percorso assistenziale.

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LEGGI IL DOCUMENTO

Autorità Garante per la protezione dei dati personali, Provvedimento n. 616 del 3 settembre 2026